“完全なる”ペーパーレス・オフィスの実現に向けて──「もはや企業に選択の余地はない！」

（2006年08月22日）

　コストのかさむ“紙ベースのトランザクション”が、今、企業取引の主役の座から引きずり降ろされようとしている。それは、ペーパーレス・オフィスに、コスト削減をはじめとするさまざまなメリットがあることの証明でもある。であるのに、企業は今なお“紙”を完全には駆逐できないでいる。それは何故なのか。そして、“完全なペーパーレス・オフィス”を実現できる日はいつ来るのだろうか。

ロバート・ミッチェル
Computerworld 米国版

　紙は5000年前から利用されてきた。紙幣は1000年以上もの間、商取引における交換手段として確固たる地位を保ってきた。そして、企業は過去30年間、ビジネス・プロセスから紙をなくそうと努力してきたが、その成功は限定的なものであった。

　こうした歴史を踏まえて見れば、いまだにほとんどの企業において紙が重要な役割を担っていることも、それほど驚くにはあたらない。しかし、企業がOA化による生産性の向上をさらに推し進め、紙に依存するビジネス・プロセスを見直しつつあるなか、ついにITが紙に引導を渡す日がやってきたようだ。

　「もはや企業に選択の余地はない」と語るのは、バンク・オブ・ニューヨークのマネジング・ディレクター、アラン・ゴールドスタイン氏だ。紙であふれかえったオフィスの住人をたしなめるかのように、「量が増えれば、オートメーション化で対応する以外に道はないのだ」と、同氏は言い切る。

　企業のそうした努力は、今や、紙市場の動向にはっきりとした数字で表れている。「紙の消費量は、もはや頭打ちだ」と、インフォトレンド/CAPベンチャーのアナリスト、メリリン・ダン氏は指摘する。実際、10年前までは2ケタ成長を続けていたカットシート・ペーパー（いわゆるコピー用紙）の売上げも、今後数年間は2パーセント以下の伸びにとどまる見通しだ。こうした急激な成長の鈍化は、「システムが紙ベースから電子ベースへと移行したことを示す直接的な証拠」（同氏）だと言える。

　企業は“ペーパー・フロー”を大幅に減らしてきた。電子データ交換（EDI）やWebサービス、イメージング、電子ドキュメント、ドキュメント管理システムといった最新テクノロジーのおかげで、ワーク・フローからペーパー主体のプロセスを減らしたり、もっと効率的なプロセスに変更したりといったことが簡単に行えるようになったのである。

　バンク・オブ・ニューヨークでビジネス・プロセス・エンジニアリング部門担当副社長を務めるスティーブン・サム氏は、「ワーク・フローのリエンジニアリングは、コスト削減のカギだ。テクノロジーを正しく理解し、それを十分に活用して、基礎となるプロセスをリエンジニアリングする必要がある」と説く。

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