全社レベルでコンテンツを“統制”する「ECM」

今日のコンテンツ管理製品分野における最注目領域

（2006年12月14日）

スイート製品の提供に取り組むECMベンダー

　一方、ここ数年、特に海外の有力ベンダーは、ECMに関する各種の機能をカバーしようと、ECMスイート・ベンダーへの転身を目指しているという動きがある。例えば、ECM分野をリードしてきた1社である米国ステレントは、もともとWebベースの文書管理製品を有していたが、1990年代後半から毎年のように企業買収を行い、Webパブリッシング、コンテンツ配信、デジタル資産管理などの技術を獲得して自社製品に組み込み、現在では包括的なECMスイート製品を提供するに至っている。

　こうしたベンダーの中には、スイート製品の開発に長く取り組んできたところもあれば、これまでは単機能製品を提供してきたが、最近になってスイートの開発に着手したところもある。また、ECMスイートとして必要な機能をそろえるためにベンダーがとる手段はさまざまであり、自社開発を行おうとするベンダーもあれば、既存機能を組み込む、あるいは企業買収により新機能を獲得しようとするベンダーもある。このため、機能の豊富さや機能間の連携の緊密さ、重複機能の排除といった、パッケージ化されたスイート製品としての完成度は、現状、ベンダーによってばらつきが見られるようだ。

ECM製品の将来的な方向性

　それでは、ECM製品は今後、どのように進化していくのだろうか。予想されるトレンドを考えてみよう。

コラボレーション機能の強化

　ワークスペース機能など、利用者間のコラボレーションを実現する機能を搭載している製品はすでに存在するが、今後は、Wikiやブログといった機能でコラボレーションを行うECM製品が増えると考えられる。実際に、このような機能を搭載した製品がいくつか登場し始めている。業務の生産性向上に向けて、コンテンツ管理とコラボレーションはさらに緊密に連携していくと予想される。

動画コンテンツ管理への対応

　「企業内のあらゆるコンテンツの管理」を建て前とするものの、動画コンテンツを扱うことができるECM製品はまだ少ない。ただし、動画コンテンツの配信は、コンシューマー向けにはすでに一般化したサービスであると言っても過言ではない。企業ユーザーにとっても、これから動画コンテンツは身近な存在となっていき、ECM製品でも動画コンテンツへの対応が進むと考えられる。

検索エンジンの強化

　多くのECM製品には、検索エンジン・ベンダーからOEM供給を受けた検索エンジンが備わっている。この専門ベンダーの検索エンジンが強化されることで、ECM製品でも、より高度な検索機能が提供されるようになるだろう。例えば、クロールして得た登録コンテンツの内容を分析して、そのコンセプトを自動的に要約する、コンテンツの内容に基づき自動分類する、登録コンテンツを内容から分類して視覚的にマッピングする（ある製品に関するクレームが多いといった傾向の表示など）といったことが、近い将来、ECM製品上で可能になるだろう。

リテンション管理への対応

　日々登録されるコンテンツを保管するだけでは、コンテンツは増加の一途をたどるばかりである。保存／廃棄のルールを設定し、必要な期間は保存して、その後は別のストレージに移動する、あるいは削除するといった処理を自動的に行うのがリテンション管理という機能である。先進的なECM製品にはすでに備わっている機能だが、多くの製品が今後のバージョンアップにおいて、この機能を取り込むと考えられる。

ECM製品の選定時に見るべきポイント

　最後に、ECM製品を選定する際にチェックしておきたいポイントを、いくつか挙げておく。

安全性と利便性のバランス

　当然だが、最も重要なのは、自社の要件を明確にすることである。言い換えれば、コンテンツ管理プロセスのうち、どのフェーズを重視するのかを見極めるということだ。

　特に難しいのは、コンテンツの「管理」と「活用」のどちらに軸足を置くかを決めることである。そもそも、コンテンツを広範囲に公開・配布して業務の生産性を高めることと、不正コピーなどからコンテンツを保護することとは相反する要求であるということを忘れてはならない。セキュリティ対策を施して文書の閲覧を制限することに対し、トータルな情報管理の遂行上必要な対応であり、業務にプラスであると判断するか、業務を遂行するにあたって阻害要因になると考えるかは、各企業の考え方や企業文化によって異なるだろう。

　管理されない情報配布というリスクと、情報保護によるメリットとのバランスをとることは、慎重に検討しなければならない問題であり、その過程では企業文化の変革を迫られる可能性もあることを認識しておく必要がある。

エンドユーザーの作業負荷

　ECM製品の導入後は、ファイル・サーバにコンテンツを保存していたときに比べて、エンドユーザーの手間は大きくなると考えられる。一例を挙げると、コンテンツを登録するたびに、属性情報を入力するといった作業をエンドユーザーが行わなければならなくなる。そのため、ECM製品を選定する際には、登録作業が簡便であるかどうかを確認することが重要だ。エンドユーザーの作業負荷が大きい場合、トレーニングを実施してもECM製品の利用が進まないことにもなりかねない。エンドユーザーのリテラシーに適したECM製品を選定することが必要だろう。

長期サポートを期待できるか

　ECM製品は、コンテンツを長期にわたって利用／保存するための製品であり、短い周期で製品を移行するのは望ましくない。移行のためのコストが発生するだけではなく、それまで保管した各種情報（コンテンツのメタデータなど）を、すべて別製品に移行できるとは限らない。ECM製品はさまざまなベンダーから多数提供されているが、長期にわたり安定したサポートが受けられるベンダーの製品を選ぶことは重要な要素だと言える。