【解説】
IT運用管理で用心すべき「5つの隠れたコスト」

ソフトウェア製品のコスト格差／ベンダー・ロックイン／生産性低下……

（2008年02月14日）

コスト4：生産性の低下
社員のインターネット利用で失われる時間の代償

　勤務中に業務とは関係のないWebサイトを閲覧することが、社員の生産性を著しく低下させている。クローリー氏は、「コンピュータは時間の経過を忘れる典型的なもの。しかもネットにつながっていると、すぐに脇道にそれてしまいがちだ」と指摘する。バターフィールド氏も、「職場でさえ、本来の仕事から気をそらされることが実に多い。メールの受信箱をチェックしているだけで、知らないうちに1時間が過ぎている」と述べている。

　統計データがそれを証明している。AOLとサーベイ・ドットコムが2005年に全米の約1万人の従業員を対象に実施した調査では、回答者の45％近くが「ネット・サーフィン」を職場での時間つぶしの方法として挙げていた。それによる米国企業の生産性の損失は7,590億ドルにも上ると調査チームは報告している。

　そうしたコストを回避する解決策は、自発的および外的圧力による規律だ。まず、PCにプリインストールされた、時間を浪費する可能性の高いゲームやメディア・プレーヤはできるかぎり削除しよう。ITマネジャーは、新しいPCを従業員に支給する前に消去しておくとよい。

　メールやIM、ブラウザなどのアプリケーションは対処が難しい。なにしろそれらのほとんどが、業務遂行上不可欠とされているからだ。だが、生産性を高い水準に保ち、従業員による業務システムの悪用を確実に防ぐためには、従業員が会社のアプリケーションを私用に使ってもよいか否かを明確に示し、何らかの理由でそれを許可する場合は制限や例外を設けるのが賢明だ。

　ちなみに、メールの確認と回答にあてる時間は、あらかじめ決めておくとよいだろう。メール・クライアントのフィルタリング機能を使って、重要でないメッセージを適当な受信箱に振り分けるのも有効な時間活用法の1つだ。

　また、ネット・サーフィンも効率化できる。タブ・ブラウズ機能を備え、タブ・グループを1度に保存もしくは開くことができる「Firefox」などのブラウザを試してみよう。サイトに1つずつアクセスするよりもはるかに迅速に閲覧できるはずだ。

　むろん、従業員の“サボり”だけが生産性を下げているわけではない。われわれの多くは、セキュリティ・パッチやその他のソフトウェア・アップデートのダウンロードとインストール（ダウンロード中に接続が切れるとさらに悲惨なことになる）、あるいはアプリケーションがハングアップしたりシステム全体がクラッシュした際の再起動、そしてマシンで仕事を仕上げるのではなくマシンを管理することに、かなりの時間を費やす。

　システムがクラッシュした場合は、再起動を待つよりほかに打つ手はない。だが、ソフトウェア・アップデートのダウンロードとインストールをバックグラウンドで自動的に行うように設定することはできる（もっとよいのは、自動的にダウンロードし、インストールの実行はこちらの指示を待つように設定しておくことだ）。この方法でウイルス対策ソフトウェアを最新の状態に保つことは重要だ。こうすれば厄介な問題は大抵回避できるし、障害のあるシステムをクリーンアップする手間を回避し、おそらく無数のクラッシュの発生を防止することができる。

　賢明なITマネジャーなら、すでに社内の全PCの自動ソフトウェア・アップデートを行うための独自の手順を定めていることだろう。何百台とある会社のPCが一斉にマイクロソフトにパッチの送信を要求するような事態はだれでも避けたいと考えるはずだ。

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